« Chaque année, l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) tient une assemblée générale annuelle (A.G.A.) de ses membres. Aux fins de l’A.G.A. et bien que tous les membres de l’Ordre peuvent y assister, les délégués des ordres régionaux y jouent cependant un rôle particulièrement important.

En effet, à titre de déléguée lors de l’A.G.A., vous représentez 75 infirmières et infirmiers de votre Ordre régional. Au nom de vos collègues, vous exercerez leurs droits et privilèges, dont le droit de voter qui est réservé aux seules déléguées des Ordres régionaux. Comme déléguée, vous avez la responsabilité de poser des questions et d’exprimer vos opinions sur les grands enjeux de la profession qui vous tiennent à cœur et de les faire connaître à vos collègues et à votre Ordre professionnel. Ainsi, vous pourrez recommander ou suggérer au Conseil d’administration de l’Ordre des orientations ou des prises de position pour l’avenir ». (OIIQ 2004, document Être délégué c’est important»)

PROCÉDURE D’ÉLECTION DES DÉLÉGUÉES À L’A.G.A. DE L’OIIQ À MONTRÉAL, LORS DU CONGRÈS DU 29 ET 30 OCTOBRE 2012

1.            Conformément à l’article 27 du règlement de l’Ordre régional des infirmières et infirmiers de Québec, tout membre a droit de présenter sa candidature pour être délégué. Pour se faire, il doit compléter le bulletin de mise en candidature des délégués et le transmettre par courriel ou par fax au (418) 527-8621 à l’attention de la présidente d’élection.

Le membre conserve la preuve de son envoi jusqu’à la tenue de l’A.G.A. de l’ORIIQ (ex. accusé de réception de la télécopie ou du courriel)

Dès la réception du bulletin de mise en candidature, le nom du membre sera inscrit sur le site Web de l’ORIIQ au : http://www.oriiq.org/evenact_agaoriiq.html. Le membre pourra ainsi valider la réception de sa mise en candidature. Pour celles n’ayant pas accès à Internet, il est possible de communiquer au 418-527-2507 afin de valider la réception de votre bulletin de mise en candidature.

En cas de litige, l’accusé de réception fera foi de la date et de l’heure de la réception du bulletin de mise en candidature. Une simple photocopie du bulletin ne sera pas recevable puisqu’elle ne constitue pas une preuve de la date d’envoi du bulletin d’inscription.

2.            Conformément à l’article 14 du règlement un membre peut se faire représenter au moyen d’une procuration afin que son droit de vote y soit exercé par un représentant.

·                    Un représentant ne peut être titulaire d’une seule procuration

·                    Doit être membre de l’ordre régional

·                   Doit être présent à l’Assemblé et avoir en sa possession sur support papier l’original ou une photocopie de la procuration.

Le formulaire de procuration est disponible au lien suivant :

3.             Conformément à l’article 28 du règlement :

·           l’élection des délégués à l’A.G.A. de l’OIIQ se fait en marge de l’A.G.A., par tirage au sort, à partir des bulletins de mise en candidature reçus conformément à l’article 27. Le résultat de l’élection sera porté à l’attention des participants au cours de l’A.G.A. pour l’adoption de la liste des délégués.

·           la réception des bulletins de mise en candidature se poursuit jusqu’à 30 minutes après le début de l’A.G.A.

4.            Les  bulletins de mise en candidature sont déposés dans des urnes par la présidente d’élection selon la distribution suivante :

ü     Urne 1 : les bulletins des candidats qui sont membres du conseil de l’ordre régional;

ü     Urne 2 : les bulletins des candidats qui ont transmis leur bulletin de mise en candidature avant le 9 mai 2012 et qui arrivent à l’assemblée avant la fermeture des urnes;

ü     Urne 3 : les bulletins des candidats qui ont transmis leur bulletin de mise en candidature avant le 9 mai 2012 et qui sont représentés à l’assemblée au moyen d’une procuration;

ü     Urne 4 : les bulletins des candidats qui, sans être représentés, ne sont pas encore arrivés à la fermeture des urnes;

ü     Urne 5 : les bulletins des candidats rejetés en raison d’un vice de forme ainsi que celui des membres qui, sans avoir complété de bulletin de mise en candidature avant le 9 mai 2012, expriment un consentement à agir comme délégué.

Avant de proposer votre candidature, vous avez la responsabilité de vous assurer :

ü      des conditions de libération en vigueur dans votre milieu de travail

ü      de votre disponibilité pour l’A.G.A. et le congrès de l’OIIQ, les 29 et 30 octobre 2012.

5.  Dès la fermeture des urnes, la présidente d’élection procède au tirage au sort. Elle tire d’abord les noms présents dans la première urne, jusqu’à ce que l’urne soit vide. Elle tire ensuite ceux présents dans la deuxième urne, jusqu’à ce qu’elle soit vide. Elle procède ainsi, urne par urne, jusqu’à ce que la dernière urne soit vide. Elle dresse ensuite un relevé des résultats. Tous les noms y figurent, dans l’ordre du tirage.

6.  L’assemblée confirme officiellement ces résultats. Cette confirmation fait foi de l’élection des délégués. Ce relevé officiel sera ensuite transmis à l’OIIQ.

Il serait important de vous assurer de votre disponibilité pour l’A.G.A. de l’Ordre régional le 16 mai 2012, puisque les membres présents seront priorisés pour constituer la liste des délégués.

Si vous êtes élu délégué, vous avez la responsabilité d’être présente à l’A.G.A. de l’OIIQ :

·           Les désistements seront traités conformément à l’article 30 de notre règlement. Ces désistements doivent être connus avant mercredi le 21 septembre 2012, à 16 heures. Après cette date, il ne sera plus possible de vous remplacer et la délégation sera incomplète.

*Même si l’A.G.A. ne dure pas deux jours, l’infirmière doit être disponible pour les deux jours du congrès.